„Dokumente sind elektronisch einzureichen“ – 21 Schritte zum Erfolg

So bestimmt es seit dem 1.1.2007 der neue § 12 Abs. 2 Satz 1 HGB. Zum Handelsregister einzureichende Dokumente sind z.B. die Gesellschafterliste bei der GmbH (§ 40 GmbHG) oder die Liste der Mitglieder des Aufsichtsrats (§ 106 AktG, § 52 Abs. 2 S. 2 GmbHG) oder die Niederschrift über eine Hauptversammlung (§ 130 Abs. 5 AktG).

Fallstudie: Düsseldorfer GmbH mit einem Aufsichtsrat. Ein Mitglied hat gewechselt. Daher soll pflichtgemäß gem. § 52 GmbHG sogleich eine neue Liste dem Registergericht mitgeteilt werden. Der Geschäftsführer setzt sich an seinen PC und sendet eine E-Mail an das Gericht. Erledigt!? Leider nein, denn so einfach geht es in der Praxis nicht. Die Justizverwaltung versteht „elektronisch einzureichen“ nicht wie das gemeine Volk, sondern – ja wie?
Ein Selbstversuch (ohne „Behinderung“ durch Firewall und fehlende Administrationsrechte, wie sie gerade in Unternehmen häufig sind).  

  1. www.handelsregister.de
    Mit dieser naheliegenden Seite starten wir, denn da sollte sich doch etwas über die Einreichung finden lassen. Leider kommt dieser Begriff auf der Seite nicht vor, aber nach einigem hin und her (hier nicht dokumentiert) probieren es mit „Onlinedienste“:
  2. http://www.justiz.de/Onlinedienste/
    Dort steht rechts unten „elektronische Einreichung zu den Registern“. Na dann, geht doch.
  3. www.justiz.de/elektronisch-register
    Hmmm, jetzt kommt ein belehrender Text und ein Link zur virtuellen Poststelle der betreffenden Amtsgerichte. Vier Klicks bis zur Eingangspoststelle, das erscheint uns noch ok.
  4. www.justiz.de/VirtuellePoststelle
    Oh, wir haben vergessen, dass es „Bund und Länder“ mit einer „Vielzahl von Gerichten“ gibt. Düsseldorf liegt in Nordrhein-Westfalen, also ein Klick dorthin, und es erscheint:
  5. www.egvp.de
    „Willkommen beim Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP – Sichere Kommunikation mit Gerichten und Behörden“. Und was jetzt? Wir wollten doch nur eine Aufsichtsratsbesetzung melden. Lesen wir die „Allgemeine Information“:
  6. www.egvp.de/info
    „Für die Übermittlung müssen Sie auf Ihrem Rechner das Programm Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach installieren“. Der Unmut wächst. Den Button „Rechtliche Grundlagen“ übergehen wir. Aber „Bearbeitungsvoraussetzungen“ muss wohl angeschaut werden:
  7. www.egvp.de/bearbeitung
    Da steht: „Bekanntgabe der Bearbeitungsvoraussetzungen“ und es folgt eine Liste. Wir finden – grummelnd – den Link „Registergerichte Nordrhein-Westfalen“.
  8. www.egvp.de/bearbeitung/nrw/registergerichte
    Es erscheinen unter der Überschrift „Bearbeitungsvoraussetzungen der Registergerichte Nordrhein-Westfalen“ Links zu „Einzelheiten des Verfahrens“, eine „Datenschutzerklärung“, „Zertifikate/Anbiete“ und „Formatstandards/Versionen“. Zur Erinnerung: wir wollten nur den neuen Aufsichtsrat melden. Schauen wir unter „Einzelheiten des Verfahrens“:
  9. www.egvp.de/bearbeitung/nrw/registergerichte/einzelheiten
    „Für den elektronischen Rechtsverkehr unter Zugriff auf das elektronische Gerichtspostfach ist die Kommunikationssoftware „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ zu nutzen, die Nutzer über die Internetseite www.egvp.de lizenzkostenfrei herunterladen können. Vor der Nutzung dieses Programms ist den Lizenzbedingungen (Anhang 1 zu dieser Bekanntmachung) zuzustimmen.“ Das nennt man wohl eine Programmschleife, denn wir sind wieder (s. Nr. 5) bei www.egvp.de angelangt. Da müssen uns jetzt die „technischen Voraussetzungen“ interessieren:
  10. www.egvp.de/technik
    „Um die Software „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ korrekt ausführen und für qualifizierte elektronische Signaturen nutzen zu können, benötigen Sie einen Personalcomputer mit Betriebssystem (Microsoft Windows: 2000, XP Home Edition, XP Professional; Linux: RedHat ab 9.0, SuSE ab 9.0), einen installierten Browser, (z.B. Internet Explorer [ab Version 5.5.] oder Netscape [ab Version 7.0]) einen Internetanschluss, mindestens: analoges 56K-Modem; für die Anwendung „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ selbst das Java™ Runtime Environment (beinhaltet Java™ Web Start).“ –
    Zum Glück haben wir keinen Apple (dürfen die nicht einreichen?), Vista noch nicht installiert und stehen mit den Begriffen im vorstehenden Absatz nicht so ganz auf Kriegsfuß. Dennoch: shocking. Aber das war nur die Vorhölle. Wir gehen zu „Download“.
  11. www.egvp.de/software
    „Das EGVP setzt voraus, dass auf Ihrem Rechner das Java™ Runtime Environment V 1.5.0_08 bzw. V 1.4.2_10 korrekt installiert ist. Für die Installation von Java™ Runtime Environment benötigen Sie Administratorrechte. Vor dem Download müssen Sie die Lizenzbestimmungen der Firma Sun Microsystems akzeptieren, die nur in englischer Sprache vorliegen. Eine nachrichtliche Übersetzung finden Sie hier. Zur erstmaligen Nutzung des EGVP installieren Sie zuerst das Java™ Runtime Environment V 1.5.0_08 bzw. V 1.4.2_10 und danach die EGVP Client Software.“ – Ähmm, das ist nun ja, komplex. Haben wir „Administratorrechte“? Wir gehen auf die Seite, die Java™ Runtime Environment (inkl. Java™ Web Start) anbietet.
  12. www.egvp.de/software/sunlizenz
    „Für den Download ist die Annahme der Original-Lizenzbestimmungen der Firma Sun Microsystems Inc. zwingend erforderlich.“ Wir lesen das weder im englischen Original noch in der „unverbindlichen Übersetzung“ durch (wäre eine nette Übung), sondern akzeptieren. Verzweifelnd.
  13. www.egvp.de/software/jredownload
    Für Windows oder Linux? Das bekommen wir noch hin: Windows. Aber jetzt: Download Java™ Runtime Environment V 1.5.0_08 oder Download Java™ Runtime Environment V 1.4.2_10? Der 50:50 Joker ist schon gezogen. Keine Ahnung, jetzt ist alles egal, eins von beiden wird geladen. Wir nehmen das mit der höheren Nummer und ziehen ca 16 MB (zum Glück haben wir DSL, aber langsamer serverseitiger Download).
  14. Die Java-Installation wird ausgeführt. Immerhin ist kein Neustart erforderlich und wir haben Administratorrechte. Und jetzt? Wir erinnern uns: das war noch eine weitere Software. Also zurück zu
  15. www.egvp.de/software (1)
    Wir klicken auf EGVP Client Software. Es rappelt etwas, ca 2 Minuten, dann wird in einem Unterfenster gefragt: „Möchten Sie die Anwendung ausführen“? Ja!!!
  16. www.egvp.de/software (2)
    „Die digitale Signatur der Anwendung kann nicht verifiziert werden“. Ist das schlimm? Weiß nicht, aber wir wollten ja den Aufsichtsrat melden, also Augen zu und durch: „Fahren Sie nur fort, wenn Sie der Quelle der Anwendung vertrauen“. Tun wir.
  17. www.egvp.de/software (3)
    Es erscheint ein Unterfenster mit einem Lizenzvertrag. Danach wird jetzt ein Vertrag „zwischen Ihnen und der Bundesrepublik Deutschland (vertreten durch die teilnehmenden Gerichte und Behörden)“ geschlossen. Dass das Registergericht Düsseldorf die Bundesrepublik Deutschland vertritt, ist uns neu, aber man lernt dazu. Weniger schön: „Diese Software ist nicht fehlertolerant … und wurde nicht für eine … Umgebung hergestellt, in der störungsfreier Betrieb erforderlich ist“. Wir sind kein Kernkraftwerk, also was soll`s? Akzeptiert. Noch ein kleines Problem mit dem Nachrichten-Ordner („Eigene Dateien“ sei schreibgeschützt, ist mir neu), dann geht es weiter.
  18. www.egvp.de/software (4)
    Leider geht es nicht weiter, denn ein Unterfenster belehrt: „Um die ausgewählte Anwendung … ausführen zu können, muss die Java-Installation aktualisiert werden“. Dazu bitte wieder einem englischsprachigen Lizenzabkommen zustimmen. Hatten wir (s. Nr. 13) nicht gerade Java geladen? Egal, akzeptieren.
  19. www.egvp.de/software (5)
    Weiteres Unterfenster: Datenschutzerklärung. Man hat die Wahl zwischen „Übermittlung mit / ohne Postfacheinrichting“. Wir wollen – schon vergessen? – nur den Aufsichtsrat melden, also Übermittlung „ohne Postfacheinrichtung“ angeklickt.
  20. www.egvp.de/software (6)
    Unterunterfenster: man möge es sich noch einmal überlegen, Postfach wäre besser, sonst könne man nichts Rechtsverbindliches empfangen. Nein, ich will nur das tun, was § 12 II 1 HGB anweist: „Dokumente sind elektronisch einzureichen“.
  21.  www.egvp.de/software (7)
    Jetzt erscheint eine Oberfläche, die einer 90er-Jahre-Version von Outlook nachempfunden ist. Dort wähle ich aus „Testgericht“ und nehme eine Word-Datei als Testanhang (Word 2007-Format wird aber nicht geduldet). Dann zum Postausgang gewechselt und rechts oben versteckt „Alle senden“ gedrückt. Braver Hinweis erscheint: „Die Verbindung zum Internet kann jetzt beendet werden“. Uff!

   

   

  

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