„Dokumente sind elektronisch einzureichen“ – 21 Schritte zum Erfolg

So bestimmt es seit dem 1.1.2007 der neue § 12 Abs. 2 Satz 1 HGB. Zum Han­dels­re­gis­ter ein­zu­rei­chende Doku­mente sind z.B. die Gesell­schafter­liste bei der GmbH (§ 40 GmbHG) oder die Liste der Mit­glie­der des Auf­sichts­rats (§ 106 AktG, § 52 Abs. 2 S. 2 GmbHG) oder die Nie­der­schrift über eine Haupt­ver­samm­lung (§ 130 Abs. 5 AktG). 

Fall­stu­die: Düs­sel­dor­fer GmbH mit einem Auf­sichts­rat. Ein Mit­glied hat gewech­selt. Daher soll pflicht­ge­mäß gem. § 52 GmbHG sogleich eine neue Liste dem Regis­ter­ge­richt mit­ge­teilt wer­den. Der Geschäfts­füh­rer setzt sich an sei­nen PC und sen­det eine E‑Mail an das Gericht. Erle­digt!? Lei­der nein, denn so ein­fach geht es in der Pra­xis nicht. Die Jus­tiz­ver­wal­tung ver­steht ​„elek­tro­nisch ein­zu­rei­chen” nicht wie das gemeine Volk, son­dern – ja wie?
Ein Selbst­ver­such (ohne ​„Behin­de­rung” durch Fire­wall und feh­lende Admi­nis­tra­ti­ons­rechte, wie sie gerade in Unter­neh­men häu­fig sind). 

1. www​.han​dels​re​gis​ter​.de
   Mit die­ser nahe­lie­gen­den Seite star­ten wir, denn da sollte sich doch etwas über die Ein­rei­chung fin­den las­sen. Lei­der kommt die­ser Begriff auf der Seite nicht vor, aber nach eini­gem hin und her (hier nicht doku­men­tiert) pro­bie­ren es mit ​„Online­dienste”:
2. http://​www​.jus​tiz​.de/​O​n​l​i​n​e​d​i​e​n​s​te/
   Dort steht rechts unten ​„elek­tro­ni­sche Ein­rei­chung zu den Regis­tern”. Na dann, geht doch. 
3. www​.jus​tiz​.de/​e​l​e​k​t​r​o​n​i​s​c​h​-​r​e​g​i​s​ter
   Hmmm, jetzt kommt ein beleh­ren­der Text und ein Link zur vir­tu­el­len Post­stelle der betref­fen­den Amts­ge­richte. Vier Klicks bis zur Ein­gangs­post­stelle, das erscheint uns noch ok. 
4. www​.jus​tiz​.de/​V​i​r​t​u​e​l​l​e​P​o​s​t​s​t​e​lle
   Oh, wir haben ver­ges­sen, dass es ​„Bund und Län­der” mit einer ​„Viel­zahl von Gerich­ten” gibt. Düs­sel­dorf liegt in Nord­rhein-West­fa­len, also ein Klick dort­hin, und es erscheint: 
5. www​.egvp​.de
   ​„Will­kom­men beim Elek­tro­ni­schen Gerichts- und Ver­wal­tungs­post­fach EGVP — Sichere Kom­mu­ni­ka­tion mit Gerich­ten und Behör­den”. Und was jetzt? Wir woll­ten doch nur eine Auf­sichts­rats­be­set­zung mel­den. Lesen wir die ​„All­ge­meine Information”: 
6. www​.egvp​.de/​i​nfo
   ​„Für die Über­mitt­lung müs­sen Sie auf Ihrem Rech­ner das Pro­gramm Elek­tro­ni­sches Gerichts- und Ver­wal­tungs­post­fach instal­lie­ren”. Der Unmut wächst. Den But­ton ​„Recht­li­che Grund­la­gen” über­ge­hen wir. Aber ​„Bear­bei­tungs­vor­aus­set­zun­gen” muss wohl ange­schaut werden: 
7. www​.egvp​.de/​b​e​a​r​b​e​i​t​ung
   Da steht: ​„Bekannt­gabe der Bear­bei­tungs­vor­aus­set­zun­gen” und es folgt eine Liste. Wir fin­den – grum­melnd – den Link ​„Regis­ter­ge­richte Nordrhein-Westfalen”. 
8. www​.egvp​.de/​b​e​a​r​b​e​i​t​u​n​g​/​n​r​w​/​r​e​g​i​s​t​e​r​g​e​r​i​c​hte
   Es erschei­nen unter der Über­schrift ​„Bear­bei­tungs­vor­aus­set­zun­gen der Regis­ter­ge­richte Nord­rhein-West­fa­len” Links zu ​„Ein­zel­hei­ten des Ver­fah­rens”, eine ​„Daten­schutz­er­klä­rung”, ​„Zertifikate/​Anbiete” und ​„Formatstandards/​Versionen”. Zur Erin­ne­rung: wir woll­ten nur den neuen Auf­sichts­rat mel­den. Schauen wir unter ​„Ein­zel­hei­ten des Verfahrens”: 
9. www​.egvp​.de/​b​e​a​r​b​e​i​t​u​n​g​/​n​r​w​/​r​e​g​i​s​t​e​r​g​e​r​i​c​h​t​e​/​e​i​n​z​e​l​h​e​i​ten
   ​„Für den elek­tro­ni­schen Rechts­ver­kehr unter Zugriff auf das elek­tro­ni­sche Gerichts­post­fach ist die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­soft­ware ​„Elek­tro­ni­sches Gerichts- und Ver­wal­tungs­post­fach” zu nut­zen, die Nut­zer über die Inter­net­seite www​.egvp​.de lizenz­kos­ten­frei her­un­ter­la­den kön­nen. Vor der Nut­zung die­ses Pro­gramms ist den Lizenz­be­din­gun­gen (Anhang 1 zu die­ser Bekannt­ma­chung) zuzu­stim­men.” Das nennt man wohl eine Pro­gramm­schleife, denn wir sind wie­der (s. Nr. 5) bei www​.egvp​.de ange­langt. Da müs­sen uns jetzt die ​„tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen” interessieren: 
10. www​.egvp​.de/​t​e​c​h​nik
    ​„Um die Soft­ware ​„Elek­tro­ni­sches Gerichts- und Ver­wal­tungs­post­fach” kor­rekt aus­füh­ren und für qua­li­fi­zierte elek­tro­ni­sche Signa­tu­ren nut­zen zu kön­nen, benö­ti­gen Sie einen Per­so­nal­com­pu­ter mit Betriebs­sys­tem (Micro­soft Win­dows: 2000, XP Home Edi­tion, XP Pro­fes­sio­nal; Linux: Red­Hat ab 9.0, SuSE ab 9.0), einen instal­lier­ten Brow­ser, (z.B. Inter­net Explo­rer [ab Ver­sion 5.5.] oder Net­scape [ab Ver­sion 7.0]) einen Inter­net­an­schluss, min­des­tens: ana­lo­ges 56K-Modem; für die Anwen­dung ​„Elek­tro­ni­sches Gerichts- und Ver­wal­tungs­post­fach” selbst das Java™ Run­time Envi­ron­ment (beinhal­tet Java™ Web Start).” — 
    Zum Glück haben wir kei­nen Apple (dür­fen die nicht ein­rei­chen?), Vista noch nicht instal­liert und ste­hen mit den Begrif­fen im vor­ste­hen­den Absatz nicht so ganz auf Kriegs­fuß. Den­noch: sho­cking. Aber das war nur die Vor­hölle. Wir gehen zu ​„Down­load”.
11. www​.egvp​.de/​s​o​f​t​w​are
    ​„Das EGVP setzt vor­aus, dass auf Ihrem Rech­ner das Java™ Run­time Envi­ron­ment V 1.5.0_08 bzw. V 1.4.2_10 kor­rekt instal­liert ist. Für die Instal­la­tion von Java™ Run­time Envi­ron­ment benö­ti­gen Sie Admi­nis­tra­tor­rechte. Vor dem Down­load müs­sen Sie die Lizenz­be­stim­mun­gen der Firma Sun Micro­sys­tems akzep­tie­ren, die nur in eng­li­scher Spra­che vor­lie­gen. Eine nach­richt­li­che Über­set­zung fin­den Sie hier. Zur erst­ma­li­gen Nut­zung des EGVP instal­lie­ren Sie zuerst das Java™ Run­time Envi­ron­ment V 1.5.0_08 bzw. V 1.4.2_10 und danach die EGVP Cli­ent Soft­ware.” — Ähmm, das ist nun ja, kom­plex. Haben wir ​„Admi­nis­tra­tor­rechte”? Wir gehen auf die Seite, die Java™ Run­time Envi­ron­ment (inkl. Java™ Web Start) anbietet. 
12. www​.egvp​.de/​s​o​f​t​w​a​r​e​/​s​u​n​l​i​z​enz
    ​„Für den Down­load ist die Annahme der Ori­gi­nal-Lizenz­be­stim­mun­gen der Firma Sun Micro­sys­tems Inc. zwin­gend erfor­der­lich.” Wir lesen das weder im eng­li­schen Ori­gi­nal noch in der ​„unver­bind­li­chen Über­set­zung” durch (wäre eine nette Übung), son­dern akzep­tie­ren. Verzweifelnd. 
13. www​.egvp​.de/​s​o​f​t​w​a​r​e​/​j​r​e​d​o​w​n​l​oad
    Für Win­dows oder Linux? Das bekom­men wir noch hin: Win­dows. Aber jetzt: Down­load Java™ Run­time Envi­ron­ment V 1.5.0_08 oder Down­load Java™ Run­time Envi­ron­ment V 1.4.2_10? Der 50:50 Joker ist schon gezo­gen. Keine Ahnung, jetzt ist alles egal, eins von bei­den wird gela­den. Wir neh­men das mit der höhe­ren Num­mer und zie­hen ca 16 MB (zum Glück haben wir DSL, aber lang­sa­mer ser­ver­sei­ti­ger Download). 
14. Die Java-Instal­la­tion wird aus­ge­führt. Immer­hin ist kein Neu­start erfor­der­lich und wir haben Admi­nis­tra­tor­rechte. Und jetzt? Wir erin­nern uns: das war noch eine wei­tere Soft­ware. Also zurück zu 
15. www​.egvp​.de/​s​o​f​t​w​are (1)
    Wir kli­cken auf EGVP Cli­ent Soft­ware. Es rap­pelt etwas, ca 2 Minu­ten, dann wird in einem Unter­fens­ter gefragt: ​„Möch­ten Sie die Anwen­dung aus­füh­ren”? Ja!!! 
16. www​.egvp​.de/​s​o​f​t​w​are (2)
    ​„Die digi­tale Signa­tur der Anwen­dung kann nicht veri­fi­ziert wer­den”. Ist das schlimm? Weiß nicht, aber wir woll­ten ja den Auf­sichts­rat mel­den, also Augen zu und durch: ​„Fah­ren Sie nur fort, wenn Sie der Quelle der Anwen­dung ver­trauen”. Tun wir. 
17. www​.egvp​.de/​s​o​f​t​w​are (3)
    Es erscheint ein Unter­fens­ter mit einem Lizenz­ver­trag. Danach wird jetzt ein Ver­trag ​„zwi­schen Ihnen und der Bun­des­re­pu­blik Deutsch­land (ver­tre­ten durch die teil­neh­men­den Gerichte und Behör­den)” geschlos­sen. Dass das Regis­ter­ge­richt Düs­sel­dorf die Bun­des­re­pu­blik Deutsch­land ver­tritt, ist uns neu, aber man lernt dazu. Weni­ger schön: ​„Diese Soft­ware ist nicht feh­ler­to­le­rant … und wurde nicht für eine … Umge­bung her­ge­stellt, in der stö­rungs­freier Betrieb erfor­der­lich ist”. Wir sind kein Kern­kraft­werk, also was soll‚s? Akzep­tiert. Noch ein klei­nes Pro­blem mit dem Nach­rich­ten-Ord­ner („Eigene Dateien” sei schreib­ge­schützt, ist mir neu), dann geht es weiter. 
18. www​.egvp​.de/​s​o​f​t​w​are (4)
    Lei­der geht es nicht wei­ter, denn ein Unter­fens­ter belehrt: ​„Um die aus­ge­wählte Anwen­dung … aus­füh­ren zu kön­nen, muss die Java-Instal­la­tion aktua­li­siert wer­den”. Dazu bitte wie­der einem eng­lisch­spra­chi­gen Lizenz­ab­kom­men zustim­men. Hat­ten wir (s. Nr. 13) nicht gerade Java gela­den? Egal, akzeptieren. 
19. www​.egvp​.de/​s​o​f​t​w​are (5)
    Wei­te­res Unter­fens­ter: Daten­schutz­er­klä­rung. Man hat die Wahl zwi­schen ​„Über­mitt­lung mit / ohne Post­fach­ein­rich­t­ing”. Wir wol­len – schon ver­ges­sen? – nur den Auf­sichts­rat mel­den, also Über­mitt­lung ​„ohne Post­fach­ein­rich­tung” angeklickt. 
20. www​.egvp​.de/​s​o​f​t​w​are (6)
    Unter­un­ter­fens­ter: man möge es sich noch ein­mal über­le­gen, Post­fach wäre bes­ser, sonst könne man nichts Rechts­ver­bind­li­ches emp­fan­gen. Nein, ich will nur das tun, was § 12 II 1 HGB anweist: ​„Doku­mente sind elek­tro­nisch einzureichen”. 
21. www​.egvp​.de/​s​o​f​t​w​are (7)
    Jetzt erscheint eine Ober­flä­che, die einer 90er-Jahre-Ver­sion von Out­look nach­emp­fun­den ist. Dort wähle ich aus ​„Test­ge­richt” und nehme eine Word-Datei als Tes­t­an­hang (Word 2007-For­mat wird aber nicht gedul­det). Dann zum Post­aus­gang gewech­selt und rechts oben ver­steckt ​„Alle sen­den” gedrückt. Bra­ver Hin­weis erscheint: ​„Die Ver­bin­dung zum Inter­net kann jetzt been­det wer­den”. Uff!